چرا بسیاری از سازمان ها با وجود داشتن ابزارهای ارتباطی مختلف، هنوز در ارتباط با کارکنان، ایجاد اعتماد و همراه کردن تیم ها با تغییرات مشکل دارند؟
در این وبینار رایگان فیوچرمدیا، میلاد زارعی کتاب «ارتباطات داخلی استراتژیک» نوشته سوزان دالمن و متس هاید را بررسی می کند؛ کتابی که نشان می دهد ارتباطات داخلی چگونه می تواند از ارسال پیام و اطلاع رسانی اداری فراتر برود و به بخشی از مدیریت و راهبرد سازمان تبدیل شود.
موضوع اصلی کتاب فقط این نیست که سازمان چگونه با کارکنان صحبت کند؛ مسئله مهم تر این است که چگونه گفت و گو شکل بگیرد، صدای کارکنان شنیده شود، اعتماد افزایش پیدا کند و ارتباطات به اجرای بهتر تصمیم ها و تغییرات سازمانی کمک کند.
برای فعالان روابط عمومی نیز این موضوع اهمیت ویژه ای دارد. در دوره آموزش روابط عمومی فیوچرمدیا ارتباطات سازمانی، شناخت مخاطب، مدیریت پیام و تولید محتوا در کنار سایر مهارت های حرفه ای روابط عمومی دنبال می شوند.
ارتباطات داخلی سازمانی مجموعه ارتباطات، پیام ها، گفت و گوها و جریان های اطلاعاتی میان مدیران، کارکنان، تیم ها و واحدهای مختلف یک سازمان است.
اما ارتباطات داخلی موفق فقط ارسال ایمیل، ابلاغیه، خبرنامه یا پیام مدیرعامل نیست. اگر ارتباط یک طرفه باشد و کارکنان فقط دریافت کننده پیام باشند، بخش مهمی از ارتباطات سازمانی از بین می رود.
ارتباطات داخلی حرفه ای باید امکان شنیدن صدای کارکنان، دریافت بازخورد، توضیح تصمیم ها و ایجاد درک مشترک از اهداف سازمان را فراهم کند.
به همین دلیل، مسئله فقط این نیست که «اطلاعات منتشر شده یا نه»؛ باید دید کارکنان پیام را چگونه فهمیده اند، چه سوال هایی دارند و آیا میان تصمیم مدیریت و تجربه واقعی آنها فاصله ای وجود دارد یا خیر.
اطلاع رسانی یکی از ابزارهای ارتباطات داخلی است، اما تمام آن نیست.
در اطلاع رسانی اداری معمولا یک پیام از بالا به پایین منتقل می شود: بخشنامه ای صادر شده، تصمیمی گرفته شده یا تغییری باید اعلام شود.
در ارتباطات داخلی استراتژیک سوال های بیشتری مطرح می شوند:
کارکنان درباره این تصمیم چه می دانند؟
چه نگرانی هایی دارند؟
چرا باید با این تغییر همراه شوند؟
مدیران چگونه باید درباره آن صحبت کنند؟
چه کانالی برای گفت و گو مناسب تر است؟
بازخورد کارکنان چگونه به مدیریت برمی گردد؟
همین تفاوت است که ارتباطات داخلی را از «ارسال پیام» به «مدیریت رابطه» نزدیک می کند.
بسیاری از مشکلاتی که در ظاهر مدیریتی یا منابع انسانی به نظر می رسند، یک بعد ارتباطی جدی دارند.
شایعه زمانی رشد می کند که اطلاعات کافی وجود نداشته باشد. مقاومت در برابر تغییر می تواند زمانی افزایش پیدا کند که کارکنان دلیل تصمیم را نفهمند. بی اعتمادی به مدیریت ممکن است نتیجه فاصله میان حرف مدیران و تجربه روزمره کارکنان باشد.
ارتباطات داخلی قرار نیست تمام این مشکلات را به تنهایی حل کند، اما می تواند زمینه ای ایجاد کند که مسائل زودتر دیده شوند و گفت و گو پیش از شکل گیری شکاف جدی آغاز شود.
کتاب «ارتباطات داخلی استراتژیک» نوشته سوزان دالمن و متس هاید و منتشرشده توسط انتشارات ادیبان روز است.
سوزان دالمن در حوزه مدیریت ارتباطات و پشتیبانی از فرایندهای تغییر تجربه دارد و نگاه او به ارتباطات داخلی به فضای واقعی سازمان نزدیک است.
متس هاید نیز استاد ارتباطات استراتژیک در دانشگاه لوند سوئد است و در حوزه هایی مانند ارتباطات استراتژیک، روابط عمومی و ارتباطات بحران پژوهش کرده است.
ترکیب نگاه حرفه ای و دانشگاهی دو نویسنده باعث شده است کتاب فقط درباره ابزارهای ارتباط داخلی نباشد و نقش ارتباطات در مدیریت، تغییر، فرهنگ و روابط سازمانی را نیز بررسی کند.
ارتباطات داخلی فقط وظیفه واحد روابط عمومی یا منابع انسانی نیست. بخش بزرگی از تجربه ارتباطی کارکنان در تعامل مستقیم با مدیران شکل می گیرد.
کارکنان بسیاری از تصمیم های سازمان را نه از طریق بیانیه رسمی، بلکه از رفتار و توضیح مدیر مستقیم خود درک می کنند. به همین دلیل مدیر باید بتواند تصمیم ها را روشن توضیح دهد، سوال بشنود و درباره موضوعات دشوار گفت و گو کند.
این مسئله در زمان تغییر اهمیت بیشتری پیدا می کند. اعلام اینکه «از فردا ساختار تغییر می کند» با ایجاد درک درباره چرایی تغییر و نقش افراد در آن تفاوت زیادی دارد.
اعتماد با انتشار تعداد بیشتری پیام ساخته نمی شود. کارکنان زمانی به ارتباطات سازمان اعتماد می کنند که میان آنچه گفته می شود و آنچه تجربه می کنند فاصله زیادی نباشد.
شفافیت، امکان پرسیدن سوال، دسترسی به اطلاعات معتبر و پذیرش بازخوردهای انتقادی می توانند به شکل گیری چنین فضایی کمک کنند.
به همین دلیل ارتباطات داخلی فقط درباره انتقال اطلاعات نیست؛ درباره کیفیت رابطه میان سازمان و افرادی است که در آن کار می کنند.
برای مطالعه بیشتر درباره اعتماد و اعتبار سازمانی، کتاب مدیریت شهرت و اعتبار یکی از منابع مرتبط در کتابخانه فیوچرمدیا است.
ارتباطات داخلی سازمانی در بسیاری از سازمان ها در مرز میان روابط عمومی و منابع انسانی قرار دارد.
روابط عمومی می تواند در طراحی پیام، روایت سازمانی، مدیریت کانال های ارتباطی و شناخت سازوکار ارتباط کمک کند. منابع انسانی نیز به تجربه کارکنان، نیازهای آنها، فرهنگ سازمانی و مسائل محیط کار نزدیک تر است.
وقتی این دو حوزه جدا از یکدیگر فعالیت کنند، ممکن است پیام رسمی سازمان با تجربه واقعی کارکنان هماهنگ نباشد. همکاری آنها می تواند ارتباطات داخلی را از مجموعه ای از فعالیت های پراکنده به یک فرایند منسجم تبدیل کند.
یکی از مهم ترین کاربردهای ارتباطات داخلی در دوره های تغییر سازمانی دیده می شود.
تغییر ساختار، ورود فناوری جدید، ادغام واحدها، تغییر مدیران یا حتی تغییر شیوه کار می تواند برای کارکنان ابهام ایجاد کند. اگر این ابهام بدون پاسخ بماند، فضای مناسبی برای شایعه و مقاومت ایجاد می شود.
در مدیریت تغییر، ارتباطات باید به چند سوال اساسی پاسخ دهد: چرا این تغییر اتفاق می افتد؟ چه چیزی تغییر خواهد کرد؟ چه چیزی تغییر نمی کند؟ این تصمیم چه اثری بر کارکنان دارد؟ و افراد برای دریافت اطلاعات یا بیان نگرانی خود باید به کجا مراجعه کنند؟
ارتباطات در اینجا فقط همراه تغییر نیست؛ بخشی از خود فرایند تغییر است.
دورکاری و تیم های ترکیبی شکل ارتباطات داخلی را نیز تغییر داده اند. زمانی که کارکنان در یک فضای فیزیکی مشترک حضور ندارند، بسیاری از ارتباطات غیررسمی که قبلا به صورت طبیعی اتفاق می افتادند کاهش پیدا می کنند.
در چنین محیطی، انتخاب کانال، زمان بندی پیام، مستندسازی تصمیم ها و ایجاد فرصت برای گفت و گو اهمیت بیشتری پیدا می کند.
فناوری می تواند ارتباط را آسان تر کند، اما افزایش تعداد ابزارها لزوما به معنای ارتباط بهتر نیست. سازمان ممکن است ده ها کانال داشته باشد اما کارکنان همچنان ندانند اطلاعات معتبر را باید از کجا دریافت کنند.
هوش مصنوعی می تواند در تحلیل بازخوردها، تولید پیش نویس محتوا، دسته بندی اطلاعات و مدیریت حجم زیادی از پیام های سازمانی کمک کند؛ اما مسئله ارتباطات داخلی فقط سرعت تولید محتوا نیست.
اعتماد، درک زمینه، تشخیص حساسیت های انسانی و گفت و گوی واقعی همچنان اهمیت دارند.
در همین زمینه، کتاب ارتباطات استراتژیک و هوش مصنوعی از منابع مرتبط کتابخانه فیوچرمدیا برای بررسی نسبت فناوری های جدید و ارتباطات استراتژیک است.
بحران یکی از زمان هایی است که ضعف ارتباطات داخلی خیلی زود آشکار می شود. کارکنان نباید اخبار مهم سازمان خود را ابتدا از رسانه ها یا شبکه های اجتماعی بشنوند.
در شرایط بحرانی باید مشخص باشد چه کسی اطلاعات را منتشر می کند، کارکنان اطلاعات معتبر را از کجا دریافت می کنند، چه موضوعاتی قابل انتشار هستند و سوال ها چگونه پاسخ داده می شوند.
ارتباطات داخلی سازمانی و ارتباطات بحران در چنین موقعیت هایی به یکدیگر نزدیک می شوند. کتاب مدیریت و ارتباطات بحران نیز برای شناخت عمیق تر این بخش از ارتباطات سازمانی، از منابع مرتبط کتابخانه فیوچرمدیا است.
ارتباطات داخلی سازمانی موثر معمولا چند ویژگی مشترک دارد: پیام روشن است، کارکنان امکان بازخورد دارند، مدیران در فرایند ارتباط حضور دارند و میان پیام رسمی و واقعیت سازمان فاصله زیادی وجود ندارد.
همچنین هر موضوعی به کانال مناسب خود نیاز دارد. بعضی پیام ها را می توان با ایمیل منتقل کرد، اما بعضی تصمیم ها به جلسه، توضیح مدیر و فرصت پرسش و پاسخ نیاز دارند.
ارتباطات داخلی سازمانی زمانی استراتژیک می شود که انتخاب پیام، کانال و شیوه گفت و گو بر اساس هدف سازمان و نیاز کارکنان انجام شود.
ارتباط با کارکنان یکی از بخش هایی است که نشان می دهد روابط عمومی فقط با رسانه و مخاطبان بیرونی سروکار ندارد. کارکنان نیز یکی از مهم ترین گروه های مخاطب سازمان هستند و تجربه آنها می تواند بر اعتبار، فرهنگ و حتی روایت بیرونی سازمان اثر بگذارد.
اما مدیریت این ارتباط به مهارت هایی مانند شناخت مخاطب، طراحی پیام، تولید محتوا، مدیریت کانال و پاسخگویی نیاز دارد.
در دوره آموزش روابط عمومی این مهارت ها در کنار سایر بخش های روابط عمومی حرفه ای دنبال می شوند تا ارتباط میان دانش ارتباطی و اجرای واقعی آن در سازمان روشن تر شود.
مشاهده دوره آموزش روابط عمومی فیوچرمدیا
این وبینار برای مدیران و کارشناسان روابط عمومی، مدیران و کارشناسان منابع انسانی، مدیران سازمان و تیم، مشاوران توسعه سازمانی و دانشجویان مدیریت، ارتباطات و روابط عمومی مناسب است.
اگر مسئول خبرنامه داخلی، پیام های مدیریتی، ارتباط با کارکنان، فرهنگ سازمانی یا همراه کردن تیم ها با تغییر هستید، مفاهیم این کتاب می توانند نگاه گسترده تری به نقش ارتباطات در سازمان بدهند.
برای ادامه مطالعه در حوزه ارتباطات سازمانی، سه کتاب مدیریت شهرت و اعتبار، ارتباطات استراتژیک و هوش مصنوعی و مدیریت و ارتباطات بحران از نزدیک ترین موضوعات به مباحث این وبینار هستند.
در میان وبینارهای فیوچرمدیا نیز وبینار رهبری منابع انسانی از نظر پرداختن به منابع انسانی، فرهنگ سازمانی، اعتماد و نقش انسان در سازمان، مکمل مناسبی برای این بحث است.
یعنی برنامه ریزی هدفمند برای مدیریت پیام ها، گفت و گوها، بازخوردها و کانال های ارتباطی درون سازمان با هدف تقویت اعتماد، هماهنگی و مشارکت کارکنان.
اطلاع رسانی بیشتر بر انتقال پیام تمرکز دارد، اما ارتباطات داخلی علاوه بر انتقال اطلاعات، گفت و گو، دریافت بازخورد، شناخت نیاز کارکنان و ایجاد درک مشترک را نیز در بر می گیرد.
چون کارکنان نیز از مخاطبان اصلی سازمان هستند و کیفیت ارتباط با آنها می تواند بر فرهنگ، اعتماد، عملکرد و حتی تصویر بیرونی سازمان اثر بگذارد.
منابع انسانی به تجربه کارکنان و مسائل محیط کار نزدیک است و روابط عمومی در طراحی پیام و مدیریت ارتباط تخصص دارد. همکاری این دو حوزه می تواند ارتباطات داخلی منسجم تری ایجاد کند.
کمک می کند کارکنان دلیل تغییر، اثر آن بر خود و مسیر اجرای آن را بهتر بفهمند و امکان طرح سوال و بیان نگرانی داشته باشند.
این کتاب نوشته سوزان دالمن و متس هاید و توسط انتشارات ادیبان روز منتشر شده است.
مدرس این وبینار میلاد زارعی، موسس سایت فیوچرمدیا است.
ارتباطات داخلی سازمانی فقط به معنای ارسال پیام برای کارکنان نیست. سازمان زمانی ارتباط داخلی موثری دارد که بتواند علاوه بر اطلاع رسانی، گفت و گو ایجاد کند، بازخورد بشنود و میان اهداف مدیریت و تجربه کارکنان ارتباط برقرار کند.
کتاب «ارتباطات داخلی استراتژیک» نشان می دهد که این حوزه می تواند از یک وظیفه اجرایی به بخشی از مدیریت سازمان، اعتمادسازی و همراه کردن کارکنان با تغییر تبدیل شود.
در این وبینار رایگان فیوچرمدیا، میلاد زارعی این نگاه را از زاویه کاربرد آن برای روابط عمومی، منابع انسانی و مدیران سازمان بررسی می کند.
برای مشاهده آموزش های بیشتر می توانید به بخش وبینارهای رایگان فیوچرمدیا مراجعه کنید.
