کتاب مدیریت تشریفات نوشته احمد یحیایی ایله ای، یکی از منابع کاربردی در حوزه روابط عمومی، مدیریت مراسم، برگزاری جلسات، گردهمایی ها، نمایشگاه ها و بازدیدهای سازمانی است. این کتاب توسط انتشارات کارگزار روابط عمومی در سال 1389 منتشر شده و در 129 صفحه، با استفاده از جدول و نمودار، تلاش می کند اصول برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی مراسم را به شکلی منظم و قابل استفاده برای مدیران و کارشناسان توضیح دهد.
در روابط عمومی، برگزاری یک مراسم فقط چیدن صندلی، دعوت از مهمانان یا تنظیم برنامه زمانی نیست. هر جلسه، همایش، نشست خبری، نمایشگاه، بازدید یا گردهمایی، بخشی از تصویر سازمان را در ذهن مخاطبان می سازد. اگر مراسم بی نظم، دیرهنگام، فاقد برنامه، نامتناسب با شأن مهمانان یا بدون هماهنگی اجرا شود، اعتبار سازمان آسیب می بیند. اما اگر تشریفات به درستی مدیریت شود، همان رویداد می تواند به فرصتی برای اعتمادسازی، تعامل، معرفی توانمندی ها و تقویت روابط سازمانی تبدیل شود.
کتاب مدیریت تشریفات دقیقا به همین نقطه می پردازد. نویسنده در این اثر، تشریفات را به عنوان یکی از وظایف مهم روابط عمومی بررسی می کند و نشان می دهد که مراسم سازمانی باید از مرحله برنامه ریزی تا اجرا و ارزیابی، با دقت، نظم و هدف مشخص مدیریت شود.
برای کسانی که در حوزه روابط عمومی فعالیت می کنند، مطالعه این کتاب می تواند مکمل خوبی برای یادگیری مهارت های اجرایی در دوره آموزش روابط عمومی فیوچرمدیا باشد؛ زیرا روابط عمومی حرفه ای علاوه بر تولید محتوا و ارتباط با رسانه، باید توانایی طراحی و اجرای رویدادهای سازمانی را نیز داشته باشد.
| ویژگی | توضیح |
|---|---|
| نام کتاب | مدیریت تشریفات |
| نویسنده | احمد یحیایی ایله ای |
| ناشر | انتشارات کارگزار روابط عمومی |
| سال انتشار | 1389 |
| تعداد صفحات | 129 صفحه |
| مشخصات ظاهری | دارای جدول و نمودار |
| شابک | 9786005374124 |
| قیمت درج شده | 35000 ریال |
| وضعیت فهرست نویسی | فاپا |
| کتابنامه | صفحه 129 |
| موضوع | مدیریت جلسه، مدیریت نمایشگاه، مدیریت روابط عمومی |
| رده بندی کنگره | HF5734/5 /ی3م4 1389 |
| رده بندی دیویی | 658/456 |
| شماره کتابشناسی ملی | 2021548 |
| مخاطب اصلی | مدیران و کارشناسان روابط عمومی، مسئولان تشریفات، مدیران اجرایی، مسئولان دفتر، برگزارکنندگان همایش و دانشجویان ارتباطات |
کتاب مدیریت تشریفات درباره چگونگی برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی مراسم و رویدادهای سازمانی است. نویسنده در این کتاب نشان می دهد که تشریفات فقط مجموعه ای از آداب ظاهری نیست، بلکه نوعی مدیریت ارتباطی است. تشریفات درست، به سازمان کمک می کند پیام خود را در قالب رفتار، نظم، احترام، زمان بندی، مکان، پذیرایی، استقبال، بدرقه و نحوه مواجهه با مهمانان منتقل کند.
در این کتاب، مراسم سازمانی به چهار دسته اصلی تقسیم می شود: نشست یا جلسه، گردهمایی، نمایشگاه و بازدید. این دسته بندی باعث می شود مخاطب بتواند انواع برنامه هایی را که روابط عمومی با آنها سروکار دارد، بهتر بشناسد و برای هر کدام، برنامه ریزی جداگانه و متناسب انجام دهد.
کتاب مدیریت تشریفات به روابط عمومی ها یادآوری می کند که هر برنامه، پیش از اجرا نیازمند هدف گذاری، بودجه بندی، زمان بندی، انتخاب مکان، دعوت، هماهنگی عوامل، تهیه چک لیست، اجرای دقیق و ارزیابی پس از پایان است. اگر یکی از این مراحل نادیده گرفته شود، کیفیت کل مراسم تحت تاثیر قرار می گیرد.
از این نظر، کتاب مدیریت تشریفات فقط برای مسئولان تشریفات نیست؛ برای همه کسانی است که در سازمان با برگزاری جلسات، همایش ها، نمایشگاه ها، نشست های خبری، بازدیدها و رویدادهای داخلی یا بیرونی سروکار دارند.
برای تکمیل مهارت اجرای مراسم، مطالعه کتاب اصول و فنون گویندگی، مجری گری و سخنوری نیز می تواند مفید باشد؛ زیرا مجری گری و بیان حرفه ای، بخش مهمی از کیفیت رویدادهای سازمانی را می سازد.
تشریفات در روابط عمومی فقط به معنای رعایت آداب رسمی نیست. تشریفات در واقع مدیریت تجربه مخاطب در یک رویداد است. وقتی مهمان وارد سازمان می شود، وقتی در سالن مراسم می نشیند، وقتی با مدیران دیدار می کند، وقتی برنامه را دنبال می کند و وقتی مراسم را ترک می کند، در تمام این لحظات در حال قضاوت درباره سازمان است.
مدیریت تشریفات به روابط عمومی کمک می کند این تجربه را آگاهانه طراحی کند. نظم، احترام، هماهنگی، دقت، خوش آمدگویی، زمان شناسی، معرفی درست افراد، پذیرایی مناسب، چینش درست فضا و پاسخگویی سریع به نیازهای مهمانان، همه بخشی از پیام سازمان هستند.
در بسیاری از سازمان ها، مراسم ها فرصت مهمی برای ساخت تصویر حرفه ای اند. یک همایش خوب می تواند جایگاه سازمان را ارتقا دهد. یک نشست خبری منظم می تواند اعتماد رسانه ها را جلب کند. یک نمایشگاه حرفه ای می تواند توانمندی های سازمان را بهتر نشان دهد. یک بازدید برنامه ریزی شده می تواند رابطه سازمان با ذی نفعان را تقویت کند.
در مقابل، بی نظمی، تاخیر، نبود برنامه، ضعف در استقبال، اجرای نامناسب، اطلاعات ناقص یا بی توجهی به جایگاه مهمانان، می تواند حتی یک برنامه ارزشمند را کم اثر کند. به همین دلیل، مدیریت تشریفات بخشی جدی از مدیریت روابط عمومی است.
نخستین دسته از مراسم در کتاب مدیریت تشریفات، نشست یا جلسه است. جلسه ها در سازمان ها شکل های مختلفی دارند؛ از جلسه مدیران و گفت و گوهای اداری گرفته تا مصاحبه استخدامی، مصاحبه مطبوعاتی و نشست های رادیویی و تلویزیونی.
مدیریت جلسه به ظاهر ساده به نظر می رسد، اما در عمل نیازمند برنامه ریزی دقیق است. هدف جلسه باید روشن باشد، افراد حاضر باید مشخص باشند، زمان شروع و پایان باید مدیریت شود، دستور جلسه باید از قبل آماده باشد و خروجی جلسه باید قابل پیگیری باشد.
در روابط عمومی، نشست خبری یا مصاحبه مطبوعاتی اهمیت ویژه ای دارد. نحوه دعوت از رسانه ها، آماده سازی مدیران، تنظیم پاسخ ها، طراحی فضای نشست و مدیریت پرسش ها، همگی بر اعتبار سازمان اثر می گذارند. برای تکمیل این بخش، مطالعه کتاب پرسش رسانه پاسخ مسئولانه و کتاب مصاحبه با رسانه ها بسیار مرتبط است.
دومین دسته، گردهمایی ها هستند. گردهمایی می تواند شامل سمینارهای علمی و آموزشی، کنفرانس های مطبوعاتی، جشن ها، جشنواره ها، مراسم مناسبتی و برنامه های جمعی سازمان باشد. این نوع رویدادها معمولا مخاطبان بیشتری دارند و نیازمند هماهنگی پیچیده تری هستند.
در گردهمایی، روابط عمومی باید به مواردی مانند انتخاب سالن، چینش صندلی ها، دعوت مهمانان، طراحی برنامه، انتخاب مجری، آماده سازی سخنرانان، پذیرایی، ثبت نام، مستندسازی تصویری، اطلاع رسانی رسانه ای و ارزیابی پس از مراسم توجه کند.
گردهمایی موفق باید هم از نظر محتوایی ارزشمند باشد و هم از نظر اجرایی منظم. گاهی یک ضعف کوچک در ورود مهمانان، پذیرایی، صدا، نور یا مدیریت زمان، می تواند برداشت مخاطب از کل برنامه را تغییر دهد.
سومین دسته، نمایشگاه ها هستند. کتاب مدیریت تشریفات به مدیریت نمایشگاه ها نیز توجه دارد؛ از نمایشگاه های تخصصی و افتتاحیه و اختتامیه گرفته تا نمایشگاه کارکنان شایسته و خلاقیت های سازمانی.
نمایشگاه فقط چیدن چند غرفه نیست. نمایشگاه فرصتی برای نمایش هویت سازمان، معرفی خدمات، ارتباط با مخاطبان، پاسخ به پرسش ها، نمایش دستاوردها و ساخت تجربه مستقیم برای بازدیدکنندگان است. روابط عمومی در نمایشگاه باید به طراحی غرفه، مسیر حرکت مخاطب، محتوای ارائه شده، رفتار نیروهای حاضر، بروشورها، عکس ها، فیلم ها و نحوه ثبت بازخورد توجه کند.
در این بخش، ارتباط تشریفات با تصویر، محتوا و روایت سازمانی بسیار مهم است. برای تکمیل این نگاه، کتاب عکس و کاربرد آن در روابط عمومی می تواند منبع مکمل خوبی باشد؛ زیرا نمایشگاه و رویداد بدون مستندسازی تصویری حرفه ای، بخشی از اثرگذاری خود را از دست می دهد.
چهارمین دسته، بازدیدها هستند. بازدید می تواند شامل اردوهای آموزشی و تفریحی، بازدید مدیران از سازمان های دیگر، بازدید کارشناسان از پروژه ها یا بازدید مدیران و کارکنان سایر سازمان ها از امکانات یک مجموعه باشد.
بازدید یکی از مهم ترین ابزارهای ارتباطی روابط عمومی است، زیرا مخاطب در بازدید، سازمان را از نزدیک تجربه می کند. در اینجا فقط حرف زدن کافی نیست؛ مسیر بازدید، افراد پاسخگو، توضیحات ارائه شده، زمان بندی، امنیت، پذیرایی، برنامه همراه، بسته های اطلاع رسانی و نحوه بدرقه، همگی در شکل گیری تصویر ذهنی مخاطب نقش دارند.
بازدید خوب می تواند اعتماد ایجاد کند، ابهام ها را کاهش دهد و توانمندی های سازمان را ملموس تر نشان دهد. به همین دلیل، مدیریت بازدید یکی از بخش های مهم تشریفات سازمانی است.
کتاب مدیریت تشریفات در هفت فصل تنظیم شده است. این ساختار به مخاطب کمک می کند ابتدا با مبانی تشریفات آشنا شود و سپس وارد مراحل و گونه های اجرایی آن شود.
در فصل نخست، مفاهیم پایه تشریفات معرفی می شود. خواننده با معنای تشریفات، جایگاه آن در سازمان و نسبت آن با روابط عمومی آشنا می شود. این فصل به مخاطب نشان می دهد که تشریفات فقط آداب ظاهری نیست، بلکه بخشی از مدیریت ارتباطات سازمانی است.
فصل دوم به اصول تشریفات اختصاص دارد. نویسنده در این بخش از اصول طلایی و اصول نقره ای سخن می گوید. این اصول به عنوان قواعد پایه و تکمیلی، برای برگزاری بهتر مراسم ها مطرح می شوند.
در فصل سوم، مراحل مدیریت تشریفات توضیح داده می شود. این فصل به مخاطب یاد می دهد که هر مراسم باید از مرحله برنامه ریزی آغاز شود، با اجرای دقیق ادامه پیدا کند و با ارزیابی و مستندسازی پایان یابد.
این فصل به مدیریت انواع جلسات و نشست ها می پردازد. موضوعاتی مانند برنامه ریزی جلسه، مدیریت زمان، نظم جلسه، جایگاه افراد و خروجی نشست در این بخش اهمیت دارد.
فصل پنجم درباره مدیریت گردهمایی ها، سمینارها، کنفرانس ها، جشن ها و جشنواره هاست. این فصل برای روابط عمومی هایی که مسئول برگزاری همایش و مراسم هستند بسیار کاربردی است.
در این فصل، اصول برگزاری و مدیریت نمایشگاه ها توضیح داده می شود. روابط عمومی در نمایشگاه باید هم به اجرا، هم به محتوا و هم به تجربه مخاطب توجه کند.
آخرین فصل کتاب به مدیریت بازدیدهای سازمانی، صنعتی، آموزشی و تفریحی اختصاص دارد. این فصل نشان می دهد که بازدید چگونه می تواند به ابزاری برای ارتباط، اعتمادسازی و معرفی سازمان تبدیل شود.
یکی از بخش های مهم کتاب مدیریت تشریفات، اشاره به اصول طلایی و نقره ای است. اصول طلایی را می توان قواعد بنیادی دانست؛ یعنی مواردی که نبود آنها، کل مراسم را با مشکل روبه رو می کند. اصول نقره ای نیز نکات تکمیلی و ارتقادهنده هستند؛ یعنی مواردی که مراسم را از یک اجرای معمولی به یک رویداد حرفه ای تر تبدیل می کنند.
در مدیریت تشریفات، اصول طلایی می تواند شامل هدف گذاری، زمان بندی، شناخت مهمانان، انتخاب مکان مناسب، تهیه چک لیست، تعیین مسئولیت ها، هماهنگی عوامل و آمادگی برای شرایط پیش بینی نشده باشد. بدون این اصول، اجرای مراسم به احتمال زیاد دچار آشفتگی می شود.
اصول نقره ای می تواند شامل ظرافت های رفتاری، کیفیت پذیرایی، طراحی مسیر حرکت مهمان، نحوه معرفی سخنرانان، کیفیت مستندسازی، دقت در جزئیات بصری، نظم در نشانه گذاری فضا و توجه به تجربه احساسی مخاطب باشد. این موارد شاید در نگاه اول کوچک به نظر برسند، اما در مجموع تفاوت میان یک مراسم معمولی و یک مراسم حرفه ای را رقم می زنند.
در بسیاری از سازمان ها، روابط عمومی متولی اصلی تشریفات است. دلیل این موضوع روشن است: تشریفات با ارتباط، مخاطب، تصویر سازمان، رسانه، ذی نفعان و تجربه مهمانان ارتباط مستقیم دارد. روابط عمومی باید بتواند از یک مراسم، فرصتی برای تقویت ارتباطات سازمانی بسازد.
نقش روابط عمومی در تشریفات را می توان در سه مرحله دید: برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی.
در مرحله برنامه ریزی، روابط عمومی باید هدف مراسم، مخاطبان، بودجه، زمان، مکان، فهرست مهمانان، پیام اصلی، مسئولیت ها و چک لیست اجرایی را مشخص کند.
در مرحله اجرا، روابط عمومی باید هماهنگی میان عوامل، استقبال از مهمانان، مدیریت زمان، پشتیبانی از سخنرانان، ارتباط با رسانه ها، حل مسائل لحظه ای و نظم کلی برنامه را کنترل کند.
در مرحله ارزیابی، روابط عمومی باید بازخوردها را جمع آوری کند، نقاط قوت و ضعف را ثبت کند، گزارش مراسم را تهیه کند و برای برنامه های بعدی از تجربه ها استفاده کند.
در این مسیر، مهارت نوشتن دعوت نامه، متن مجری، گزارش رویداد و خبر مراسم نیز اهمیت دارد. برای تقویت این بخش، کتاب گونه های نگارش در روابط عمومی یکی از کتاب های مکمل مناسب است.
کتاب مدیریت تشریفات برای مدیران و کارشناسان روابط عمومی بسیار کاربردی است، چون بخش مهمی از فعالیت روابط عمومی به برگزاری مراسم، نشست، همایش، نمایشگاه، بازدید و رویدادهای سازمانی مربوط می شود.
افرادی که به صورت مستقیم مسئول اجرای مراسم، همایش ها، جلسات رسمی، برنامه های مناسبتی یا رویدادهای سازمانی هستند، می توانند از این کتاب به عنوان راهنمای عملی استفاده کنند.
مدیران اجرایی با مطالعه این کتاب بهتر متوجه می شوند که برگزاری مراسم فقط یک فعالیت جانبی نیست؛ بلکه بر تصویر، نظم و اعتبار سازمان اثر مستقیم دارد.
مسئولان دفتر معمولا در تنظیم جلسه، هماهنگی مهمانان، زمان بندی ملاقات ها و آماده سازی برنامه ها نقش دارند. این کتاب می تواند به آنها کمک کند دقیق تر و حرفه ای تر عمل کنند.
دانشجویان رشته روابط عمومی و ارتباطات با مطالعه این کتاب می توانند با یکی از مهارت های کاربردی و بازارکاری این حوزه آشنا شوند.
کسب و کارها نیز برای رونمایی محصول، نشست با مشتریان، نمایشگاه، همایش و جلسات رسمی به تشریفات نیاز دارند. این کتاب برای صاحبان کسب و کار هم قابل استفاده است.
کتاب مدیریت تشریفات با چند مهارت شغلی مهم در حوزه روابط عمومی و مدیریت ارتباطات ارتباط مستقیم دارد.
نخستین مهارت، برنامه ریزی رویداد است. کارشناس روابط عمومی باید بتواند هدف، مخاطب، زمان، مکان، بودجه و جزئیات اجرایی یک مراسم را مدیریت کند.
دومین مهارت، مدیریت جلسه و نشست است. بسیاری از جلسات سازمانی به دلیل ضعف در مدیریت زمان، دستور جلسه و پیگیری خروجی ها، اثربخشی لازم را ندارند. این کتاب به اهمیت نظم در جلسه توجه می کند.
سومین مهارت، هماهنگی اجرایی است. اجرای مراسم نیازمند هماهنگی میان افراد، واحدها، مهمانان، مجری، سخنرانان، خدمات، رسانه ها و تیم پشتیبانی است.
چهارمین مهارت، ارتباط با مهمانان و ذی نفعان است. تشریفات درست یعنی احترام به جایگاه مخاطب، شناخت نیازهای او و ایجاد تجربه ارتباطی مثبت.
پنجمین مهارت، مستندسازی و ارزیابی رویداد است. رویداد پس از پایان نباید فراموش شود. روابط عمومی باید گزارش، عکس، فیلم، بازخورد و تجربه های اجرایی را ثبت کند.
ششمین مهارت، مدیریت اعتبار سازمانی است. هر رویداد می تواند اعتبار سازمان را تقویت یا تضعیف کند. کسی که تشریفات را درست مدیریت می کند، در واقع از تصویر سازمان محافظت می کند.
کتاب مدیریت تشریفات نشان می دهد که روابط عمومی فقط با خبر، رسانه و متن سروکار ندارد؛ بلکه بخش مهمی از کار روابط عمومی، طراحی و اجرای موقعیت های ارتباطی است. جلسه، همایش، نمایشگاه، نشست خبری، بازدید و مراسم سازمانی، همگی موقعیت هایی هستند که روابط عمومی باید آنها را حرفه ای مدیریت کند.
اما برای موفقیت در روابط عمومی، فقط دانستن تشریفات کافی نیست. کارشناس روابط عمومی باید مهارت های دیگری مانند خبرنویسی، ارتباط با رسانه، تولید محتوا، مدیریت پیام، نگارش سازمانی، سخنوری، مدیریت رویداد، شناخت مخاطب و روابط عمومی دیجیتال را نیز یاد بگیرد.
دوره آموزش روابط عمومی فیوچرمدیا برای همین مسیر طراحی شده است. این دوره به علاقه مندان و فعالان روابط عمومی کمک می کند مهارت های کاربردی مورد نیاز بازار کار را بیاموزند و در سازمان ها، انجمن ها، شرکت ها و رسانه ها حرفه ای تر فعالیت کنند.
اگر کتاب مدیریت تشریفات به شما کمک می کند برگزاری مراسم و رویدادهای سازمانی را بهتر بشناسید، دوره آموزش روابط عمومی فیوچرمدیا کمک می کند این مهارت را در کنار سایر مهارت های مهم روابط عمومی به کار بگیرید.
کتاب مدیریت تشریفات اثر احمد یحیایی ایله ای، منبعی کاربردی برای شناخت اصول برگزاری مراسم، جلسات، گردهمایی ها، نمایشگاه ها و بازدیدهای سازمانی است. این کتاب به مخاطب نشان می دهد که تشریفات، فقط مجموعه ای از آداب رسمی نیست؛ بلکه بخشی از مدیریت ارتباطات و تصویر سازمانی است.
ارزش اصلی کتاب در نگاه عملی آن است. نویسنده با تقسیم مراسم به چهار دسته نشست، گردهمایی، نمایشگاه و بازدید، به روابط عمومی ها کمک می کند انواع رویدادهای سازمانی را بهتر بشناسند و برای هر کدام برنامه ریزی دقیق تری داشته باشند.
در دنیای امروز، سازمان ها فقط با پیام های مکتوب یا رسانه ای قضاوت نمی شوند. نحوه برگزاری یک جلسه، کیفیت اجرای یک همایش، نظم یک نمایشگاه یا تجربه یک بازدید نیز می تواند بر اعتماد و برداشت مخاطبان اثر بگذارد. به همین دلیل، مدیریت تشریفات یکی از مهارت های مهم برای روابط عمومی حرفه ای است.
اگر در روابط عمومی، امور اجرایی، تشریفات، مدیریت رویداد، مسئول دفتر یا ارتباطات سازمانی فعالیت می کنید، کتاب مدیریت تشریفات می تواند به شما کمک کند مراسم ها را منظم تر، هدفمندتر و حرفه ای تر برگزار کنید.
کتاب مدیریت تشریفات درباره اصول برنامه ریزی، اجرا و ارزیابی مراسم سازمانی مانند جلسات، گردهمایی ها، نمایشگاه ها و بازدیدهاست.
نویسنده کتاب مدیریت تشریفات احمد یحیایی ایله ای است.
این کتاب توسط انتشارات کارگزار روابط عمومی منتشر شده است.
کتاب مدیریت تشریفات 129 صفحه دارد.
شابک کتاب مدیریت تشریفات 9786005374124 است.
موضوع اصلی کتاب، مدیریت جلسه، مدیریت نمایشگاه و مدیریت روابط عمومی با تمرکز بر برگزاری مراسم و رویدادهای سازمانی است.
این کتاب برای مدیران و کارشناسان روابط عمومی، مسئولان تشریفات، برگزارکنندگان همایش ها، مدیران اجرایی، مسئولان دفتر، دانشجویان ارتباطات و صاحبان کسب و کار مناسب است.
در کتاب مدیریت تشریفات، مراسم سازمانی به چهار دسته نشست یا جلسه، گردهمایی، نمایشگاه و بازدید تقسیم می شود.
چون هر مراسم سازمانی می تواند بر تصویر، اعتبار و اعتماد مخاطبان نسبت به سازمان اثر بگذارد. روابط عمومی با مدیریت درست تشریفات، تجربه مخاطب را بهتر و حرفه ای تر می کند.
این کتاب مهارت مدیریت مراسم و رویدادهای سازمانی را تقویت می کند. دوره آموزش روابط عمومی فیوچرمدیا کمک می کند این مهارت در کنار خبرنویسی، ارتباط با رسانه، تولید محتوا، مدیریت پیام و سایر مهارت های روابط عمومی به کار گرفته شود.
