| مشخصات | جزئیات |
|---|---|
| عنوان کامل | اصول و آداب تشریفات |
| نویسنده | (تهیه و تنظیم توسط انتشارات کارگزار روابط عمومی) |
| ناشر | انتشارات کارگزار روابط عمومی |
| موضوع | تشریفات – ارتباطات غیرکلامی – روابط عمومی – مهارتهای اجتماعی |
| نوع اثر | تالیف |
| مخاطبان | مدیران سازمانها، روسای دفاتر، کارشناسان تشریفات، میهمانداران، فعالان گردشگری، دانشجویان روابط عمومی |
کتاب اصول و آداب تشریفات یک منبع جامع و کاربردی در حوزه ارتباطات غیرکلامی و آیینهای تشریفاتی است. این کتاب با هدف پر کردن خلأ منابع موجود در زمینه تشریفات در ایران تدوین شده و به بررسی فرآیند ارتباطات انسانی از دریچه اصول و آداب تشریفات میپردازد. این اثر که با حمایت شرکت توسعه نیشکر و صنایع جانبی و با پشتیبانی مرکز پژوهش و مطالعات راهبردی روابط عمومی منتشر شده، یکی از معدود منابع تخصصی در این حوزه محسوب میشود.
همه کارهای ما نوعی ارتباط است. ارتباطات شامل تمامی رفتارها، حرکات و اشارات ماست و ما هر روز به گونهای مختلف با یکدیگر در ارتباط هستیم و اندیشهها، احساسات و تمایلات خود را به یکدیگر منتقل میکنیم. اما ارتباط ما تنها به ارتباط با افراد خلاصه نمیشود. ما با خدا ارتباط برقرار میکنیم، با خودمان ارتباط برقرار میکنیم و هر لحظه میآموزیم که چگونه ارتباط برقرار کنیم و چگونه بهتر ارتباط برقرار کنیم، زیرا مهارتهای ارتباطی آموختنی است.
کتاب اصول و آداب تشریفات بر این اصل اساسی استوار است که تشریفات فرآیند ارتباطات غیرکلامی است. حرکات، اشارات و احساسات ما به عنوان پیامهای غیرکلامی، نقش تعیینکنندهای در تکمیل، تأیید، رد و یا جایگزینی پیامهای کلامی ایفا میکنند.
تشریفات ویژه ارتباطات انسانی است و دو اصل اساسی دارد: تشریفات برای همه و تشریفات در همه جا. این حوزه به سه سؤال اساسی پاسخ میدهد: برای چه کسی؟ کجا؟ و کی (زمان)؟
در ارتباطات سازمانی، روابط عمومیها جایگاه خاصی دارند. آنها سعی دارند ارتباطات عمومی را به ارتباطات افقی و مسطح و دموکراتیک تغییر شکل دهند، زیرا روابط عمومی فرآیند انسانی کردن ارتباطات است و از همین رو تشریفات هنر روابط عمومی محسوب میشود.
هر انسانی وقتی ارتباط برقرار میکند، بواسطه گفتار و کردار (حرکات) خود اعتبار خاصی را کسب میکند که به اصول و آداب تشریفات برمیگردد. هر آدمی بواسطه لباسی که در خانه خود میپوشد نزد همسر و فرزندان اعتبار خاصی کسب میکند، بواسطه احترامی که به دیگران میگذارد احترام کسب میکند و تمامی فرآیندهای غیرکلامی او به وجهه و اعتبار او پایگاه و جایگاه میدهد.
متأسفانه در زمینه تشریفات، منبع و مأخذی در حداقل هم وجود ندارد و گردآوری این مجموعه تلاش و جدیت فراوانی را به خود معطوف کرده است. این کتاب در ده فصل به بررسی جامع اصول و آداب تشریفات پرداخته است.
فصل اول کتاب اصول و آداب تشریفات به مبانی نظری تشریفات اختصاص دارد. نویسنده با بررسی آیین میهماننوازی در فرهنگ ایرانی و اسلامی، نشان میدهد که تشریفات ریشه در عمق فرهنگ و تمدن این سرزمین دارد. از سفرههای رنگین ایرانی گرفته تا تأکید اسلام بر اکرام مهمان، همه نشان از جایگاه والای میهمان در فرهنگ ما دارد.
مهارتهای رفتاری، یکی دیگر از مباحث مطرح شده در این فصل است. نویسنده با اشاره به اینکه مهارتهای چهارگانه ارتباطی یعنی نوشتن، خواندن، گفتن و شنیدن آموختنی است، تأکید میکند که آدمیان باید برای ارتباط کاملتر، آنها را بیاموزند و در زندگی اجتماعی به کار ببرند.
این فصل به رابطه تنگاتنگ تشریفات و ارتباطات میپردازد. نویسنده با تقسیمبندی ارتباطات به کلامی و غیرکلامی، نشان میدهد که بخش اعظمی از ارتباطات ما را ارتباطات غیرکلامی پوشش میدهد. در این زمینه باید عنوان کرد که امکان کنترل و هدایت پیامهای غیرکلامی وجود دارد، اگر چه به سختی امکانپذیر است.
پیامهای غیرکلامی چهار وظیفه اصلی بر عهده دارند:
تکمیل پیامهای کلامی: حرکات دست و صورت برای کاملکردن معنای کلمات
تأیید پیامهای کلامی: نشانههای غیرکلامی که باورپذیری پیام را افزایش میدهند
رد پیامهای کلامی: حرکات غیرکلامی که با کلمات در تضاد هستند
جایگزینی پیامهای کلامی: ارتباطات غیرکلامی که به تنهایی معنای کامل را منتقل میکنند
نویسنده در این فصل به مفاهیم مردمداری و تشریفات در روابط عمومی نیز پرداخته است. اصول روابط با مشتری، یکی دیگر از مباحث کاربردی این فصل است که برای مدیران و کارشناسان روابط عمومی بسیار حیاتی است.
به طور کلی، فرآیند هر فعالیت تشریفاتی از استقبال تا بدرقه است. چه تشریفات را امری سیاسی بدانیم یا امری خدماتی و یا ارتباطی، این فرآیند پنج مرحلهای همواره جاری است. نویسنده در کتاب اصول و آداب تشریفات با ارائه نظریه «استقبال – بدرقه»، چارچوبی عملی و ذهنی برای کارگزار تشریفات ایجاد کرده است.
مراحل پنجگانه تشریفات عبارتند از:
۱. استقبال
۲. حمل و نقل
۳. اسکان
۴. پذیرایی
۵. بدرقه
استقبال، آغاز فعالیت تشریفاتی است. این موضوع در یک ارتباط ساده بین یک زن و شوهر تا دو رئیس جمهور ممکن است اتفاق بیفتد. مهمترین مسائلی که در این زمینه عموماً باید مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:
نحوه معرفی برای آشنایی: آقایان و خانمها، مسنها و کمسنها، مجردها و متأهلها، باسوادها و کمسوادها در معرفی اولویتهایی دارند. نویسنده با ارائه جداول و دستهبندیهای مشخص، قواعد معرفی در موقعیتهای مختلف را تشریح میکند.
سلام و احوالپرسی: مسأله سلام و احوالپرسی بر شاخصها و تفاوتهای افراد بر میگردد. با صدای رسا و شاد احوالپرسی کردن در این مرحله بسیار مهم است. کتاب به تفاوتهای فرهنگی در سلام و احوالپرسی نیز اشاره میکند.
دست دادن: به چشم فرد مقابل نگریستن و جدی دست دادن، از اصول اساسی است. نویسنده به انواع دست دادن (از دست دادن محکم و مطمئن تا دست دادن شل و بیحال) و مفاهیم پشت هر یک پرداخته است.
لباس پوشیدن: کت و شلوار و پیراهن اتو کشیده، جوراب تمیز و کفش واکس زده، مهمترین شاخصهای البسه است. کتاب به اصول انتخاب لباس متناسب با موقعیت (رسمی، نیمه رسمی، غیررسمی) و فرهنگهای مختلف اشاره میکند.
سخن گفتن: شمرده و واضح سخن گفتن، عدم تکرار کلمات و استفاده نکردن از کلمات خارجی و کلماتی که نوشتن آن را بلد نیستیم، از اصول کلیدی در تشریفات است.
حمل و نقل، مرحله دوم تشریفات است که ممکن است از هدایت یک فرد برای نشستن تا حمل و نقل با سرویسهای تشریفاتی را شامل شود. نویسنده در این مرحله بر لزوم برنامهریزی حداقل درباره سه انتخاب تأکید دارد:
انتخاب وسیله نقلیه: بسته به جایگاه میهمان، تعداد افراد، مسافت و بودجه، انتخاب وسیله نقلیه مناسب (خودروی سواری، مینیبوس، اتوبوس، قطار، هواپیما) باید انجام شود.
انتخاب همراهان و راهنمایان: همراهی افراد مناسب با سطح زبانی و تخصصی مناسب، در کیفیت سفر بسیار مؤثر است. کتاب به اصول انتخاب همراهان و وظایف آنها میپردازد.
انتخاب مسیر: علاوه بر انتخاب مسیر اصلی، باید درباره جادههای جایگزین، نقاط دیدنی مسیر، جایگاههای سوخت، و امکانات اقامتی بین راه نیز برنامهریزی شود.
آداب رانندگی، یکی دیگر از مباحث مطرح شده در این فصل است که به اصول جابهجایی میهمانان، تقدم و تأخر خودروها، و رفتار راننده با میهمان میپردازد.
اسکان، مرحله سوم تشریفات و آرامشگاه میهمانان است. کارگزار تشریفات موظف است در ارتباط با اسکان، بررسیهای زیر را انجام دهد:
بررسی امکانات موجود برای استراحت: تختهای راحت، امکانات بهداشتی کافی، تهویه مناسب
بررسی ایمنی امکانات موجود: سیستم اعلام حریق، خروجهای اضطراری، امنیت فیزیکی
شرایط فیزیکی و محیطی محل اسکان: دما، رطوبت، سر و صدا، نور طبیعی
بهداشت، نظافت و پاکیزگی محل اسکان: تمیزی اتاقها، سرویسهای بهداشتی، ملحفهها و حولهها
نور، رنگ، وسعت و اندازه مکان: انتخاب رنگهای آرامشبخش، نور کافی و فضای مناسب
نشستن دور میز غذا، مکان تشکیل جلسه، و نقش رنگ در طراحی محیط از دیگر مباحث مهم این فصل است. کتاب به این نکته اشاره میکند که رنگها تأثیر مستقیمی بر روحیه و رفتار افراد دارند و انتخاب رنگ مناسب برای هر موقعیت (جلسات رسمی، میهمانیهای دوستانه، فضاهای کاری) باید با دقت انجام شود.
پذیرایی، مرحله چهارم تشریفات است و به کلیه گفتگوها و نحوه بیان و به خصوص میهمانیها بر میگردد. نویسنده در این فصل به موضوعات زیر پرداخته است:
آداب میهماننوازی: از نحوه دعوت از میهمانان تا نحوه خداحافظی، تمام اصول میهماننوازی در این فصل تشریح شده است.
انواع میهمانی: میهمانیهای رسمی، نیمه رسمی، غیررسمی، ناهار کاری، شام رسمی، بوفه، کوکتل و… هرکدام آداب خاص خود را دارند.
انواع پذیرایی: نوشیدنیها، خوردنیها، امکانات ارتباطی (وای فای، تلفن، اینترنت)، سبد فرهنگی (کتاب، نشریه، بروشور اطلاعاتی) در زیر مجموعه پذیرایی از میهمانان است.
آداب غذا خوردن: از نحوه نشستن پشت میز، استفاده از دستمال سفره، طرز استفاده از کارد و چنگال، تا اتمام غذا و ترک میز، همه در این فصل آموزش داده شده است.
تکنیکهای سخنرانی: یکی از بخشهای ارزشمند این فصل، ارائه «هفتاد پند در سخنوری» و «آداب ارائه سخنرانی» است. این بخش شامل نکات کلیدی برای آمادهسازی سخنرانی، حضور در جمع، فن بیان، مدیریت استرس، و ارتباط با مخاطبان است.
آخرین مرحله فرآیند تشریفات، بدرقه است. نویسنده در این فصل به اصول خداحافظی، تشکر از میهمان، و برنامهریزی برای سفر بازگشت میپردازد.
هدیه دادن: عموماً بدرقه با اعطای هدیه همراه است. نویسنده به اصول انتخاب هدیه مناسب (با توجه به فرهنگ، سلیقه، موقعیت و بودجه) و آداب تقدیم آن اشاره میکند.
هدیه دادن گل: نوع گل، رنگ گل، تعداد شاخه و نحوه تقدیم گل، همگی حاوی پیامهای غیرکلامی هستند. کتاب به این ظرافتها نیز پرداخته است.
همراهی و مشایعت: میزبان باید در تهیه خدمات و مقدمات سفر در مرحله بدرقه، میهمان را یاری رساند. همراهی تا درب خروجی، فرودگاه یا ایستگاه قطار، نشانه احترام و علاقه میزبان است.
ویژگیهای هدیه مناسب و نکات خاص درباره هدیه به میهمانان خارجی (با توجه به تفاوتهای فرهنگی و ممنوعیتها) در انتهای این فصل ارائه شده است.
فصل نهم کتاب به ارائه توصیههای کاربردی و فشرده در زمینههای زیر اختصاص دارد:
نحوه معرفی و آشنایی: نکات کلیدی در معرفی افراد به یکدیگر در موقعیتهای مختلف اجتماعی و کاری
میهمانی: آداب دعوت، حضور، رفتار و خداحافظی در میهمانیها
مجامع عمومی: قواعد رفتار در کنفرانسها، سمینارها، نمایشگاهها و سایر مجامع عمومی
اماکن عمومی: آداب حضور در رستوران، هتل، فرودگاه، ایستگاه قطار و سایر اماکن عمومی
البسه: اصول انتخاب لباس متناسب با موقعیت، فصل و فرهنگ
دعوتنامه: اصول نگارش دعوتنامه رسمی و غیررسمی، اطلاعات لازم، نحوه ارسال و پیگیری
کارت ویزیت: اصول طراحی، نگهداری، مبادله و ارائه کارت ویزیت در فرهنگ ایرانی و بینالمللی
تماس تلفنی: آداب تماس، زمان مناسب، نحوه معرفی، مکالمه و پایان تماس
آخرین فصل کتاب اصول و آداب تشریفات به تشریفات دیپلماتیک اختصاص دارد. این فصل برای مدیران و کارشناسانی که با میهمانان خارجی و سفارتها سروکار دارند، بسیار حیاتی است.
مقررات عمومی کشور: قوانین و مقررات حاکم بر تشریفات در سطح بینالمللی
نشانها: آشنایی با نشانهای ملی و بینالمللی، نحوه استفاده و احترام به آنها
علائم و عناوین کشوری: عناوین رسمی مقامات کشوری، نحوه خطاب قرار دادن آنها و رعایت سلسله مراتب
لباسهای رسمی: انواع لباسهای رسمی در مراسم دیپلماتیک (کت و شلوار، دمپارچه، لباس محلی، لباس سنتی) و قواعد پوشش برای آقایان و خانمها
کتاب اصول و آداب تشریفات برای گروههای زیر یک منبع ارزشمند و ضروری است:
مدیران سازمانها و روسای دفاتر: برای ایجاد فضای حرفهای و محترمانه در تعامل با میهمانان داخلی و خارجی
کارشناسان تشریفات و امور بینالملل: به عنوان یک راهنمای عملی و مرجع در انجام وظایف روزمره
روابط عمومیها: برای بهبود ارتباطات سازمانی و برگزاری رویدادهای موفق
میهمانداران هواپیما، هتل و قطار: برای ارائه خدمات حرفهای و متمایز به مسافران
کارگزاران امور توریستی و گردشگری: برای جذب و نگهداری گردشگران خارجی
تمامی افرادی که به دنبال بهبود روابط اجتماعی خود هستند: این کتاب میتواند مرجعی مفید برای همه مردم در جهت بهبود روابط اجتماعی باشد.
کتاب اصول و آداب تشریفات یک سرمایه ملی است. در جامعهای که متأسفانه به جایگاه ارتباطات انسانی و تشریفات کمتر توجه شده است، این کتاب میتواند گامی مؤثر در جهت ارتقای فرهنگ ارتباطی و میهماننوازی در ایران باشد. نویسنده با گردآوری این مجموعه، تلاش کرده است تا فقر منابع در این زمینه را تا حدودی جبران کند.
نویسندگان امیدوارند که با مطالعه این کتاب، ضعفهای علمی و کاربردی آن را به ما گوشزد نمایند تا در چاپهای بعدی، کتاب کاملتر و جامعتری ارائه شود. این کتاب نه تنها برای متخصصان و کارشناسان، بلکه برای عموم مردم که به دنبال بهبود روابط اجتماعی خود هستند، میتواند مفید و کاربردی باشد.
کتاب اصول و آداب تشریفات یک منبع جامع و کاربردی در حوزه ارتباطات غیرکلامی و آیینهای تشریفاتی است. این کتاب با پوشش مباحثی از فرآیند استقبال تا بدرقه، آداب معرفی، سلام و احوالپرسی، دست دادن، لباس پوشیدن، سخن گفتن، حمل و نقل، اسکان، پذیرایی و بدرقه، یک نقشه راه کامل برای هر کارگزار تشریفاتی ترسیم میکند.
مطالعه این کتاب به تمام کسانی که با مردم سروکار دارند و به دنبال ایجاد ارتباطی مؤثر، محترمانه و ماندگار هستند، توصیه میشود.
کلیه حقوق این سایت برای “فیوچرمدیا” محفوظ می باشد