|
کتاب مدیریت گردهمایی نوشته مهدی باقریان، یکی از جامعترین و کاربردیترین آثار منتشرشده توسط انتشارات کارگزار روابط عمومی است. این کتاب با بهرهگیری از بیش از ۵۵۰ منبع و ماخذ مختلف در فاصله زمانی ۳۵ سال گذشته و همچنین تجارب عملی نویسنده در برگزاری اولین کنفرانس بینالمللی روابطعمومی ایران (ICPR)، به عنوان یک راهنمای کاربردی همراه برای دستاندرکاران برگزاری همایشها و کنفرانسها تدوین شده است.
نویسنده با تالیف این کتاب دو هدف عمده را دنبال میکند: اول اینکه کارگزاران روابطعمومی را با نحوه برگزاری گردهماییها آشنا کرده و طرحی عملی برای برنامهریزی، اجرا و ارزیابی گردهماییها ارائه دهد. هدف دوم آشنایی کارگزاران روابطعمومی با مفاهیم و تعاریف سمینارها، همایشها، سمپوزیومها، کنفرانسها، جشنوارهها، کنگرهها، نشستها، یادوارهها و سازمان و ساختار تشکیلاتی مربوط به آنهاست.
در مورد فلسفه برگزاری گردهماییهای علمی دو نظر متفاوت وجود دارد. گروهی از صاحبنظران، برگزاری گردهماییهای علمی و تخصصی را نشانهای بر دغدغههای توسعه میدانند. در مقابل، گروهی دیگر معتقدند با وجود پیدایش شبکههای جدید و ظهور تکنولوژی اطلاعات و شبکههای اجتماعی، عمر گردهماییها و همایشها پایان یافته تلقی میشود.
با این حال شواهد و یافتههای موجود نشان میدهد حتی با وجود پیشرفتهای حیرتانگیز شبکههای جهانی ارتباطات و اطلاعات، نه تنها برگزاری گردهماییها اهمیت و ضرورت خود را از دست ندادهاند بلکه نمیتوان در اثرات مثبت و مفید چنین گفتگوها و مذاکراتی تردید کرد. بهعلاوه ظهور گونههای جدید کنفرانسها و جلسات مجازی با توجه به پیدایش و گسترش بیماری همهگیر کرونا نشان داد که نیاز به برگزاری گردهماییها هرگز از بین نخواهد رفت.
کتاب مدیریت گردهمایی در یازده فصل و ضمائم متعدد ساختار یافته است.
فصل اول: کلیات و مفاهیم
این فصل به مبانی پایه و مفاهیم اساسی گردهمایی میپردازد.
پیشینه و قدمت: بررسی سابقه برگزاری گردهمایی در جهان و سابقه برگزاری گردهمایی در حوزه روابطعمومی در ایران.
تعاریف و مفاهیم: این کتاب به صورت جامع به تعریف بیش از ۴۰ نوع گردهمایی و رویداد میپردازد از جمله: سمینار، سمپوزیوم (همنشست)، کنفرانس (فراهمآیی)، کنگره، جشنواره، همایش، گردهمایی، نشست، یادواره، کارگروه، کارگاه آموزشی (ورکشاپ)، میتینگ (تجمع)، هیئت رئیسه، میزگرد، اجلاس، کنوانسیون، تور، مراسم، جلسه، رویدادهای ویژه، بازدید، دیدار، هماندیشی، نمایشگاه، مسابقات، مجمع عمومی سالانه، گالاس، آیین، ضیافت، ماراتن، رخداد، پویش و فروم.
انواع گردهمایی: گردهمایی همزمان-هممکان، گردهمایی همزمان-غیر هممکان با بررسی مزایا، برگزارکنندگان، مهارتها و امکانات لازم و توصیههای کاربردی.
اهداف گردهمایی: اهداف جهانی و اهداف ملی شامل حل مساله پژوهشی، حل مشکلات، اشاعه آخرین یافتههای علمی، مشارکت، آموزش، بهکارگیری عملی یافتهها، از همآموزی، توسعه شبکه ارتباطی، دسترسی به اطلاعات، آرامش، گسترش مناسبات و هدف رسانهای.
ویژگیها و مولفههای اثربخشی گردهمایی: مدیریت و برنامهریزی، یافتن سازماندهنده، عنوان مناسب، زمان مناسب، مکان مناسب، جمعیت مناسب، سخنرانان حرفهای، کیفیت و نحوه ارائه مقالات، حامیان مالی، تحلیل هزینه-فایده و بازاریابی گردهمایی.
برنامههای گردهمایی: برنامههای اصلی و علمی، برنامههای جانبی، برنامههای افتتاحیه، روزانه و اختتامیه، برنامههای علمی شامل نشستهای علمی، نمایشگاه کتاب، کارگاههای آموزشی، بحث آزاد، نمایشگاه تخصصی، ویدیوکنفرانس، پیشکنفرانس و کلینیکهای تخصصی.
شاخصهای گردهمایی: شاخصهای کمّی و کیفی برای ارزیابی موفقیت گردهمایی.
فصل دوم: برنامهریزی و طراحی گردهمایی
این فصل به ارائه یک نقشه راه گام به گام برای برنامهریزی گردهمایی اختصاص دارد.
برگزاری یک گردهمایی: معرفی و طرحریزی، ماموریت و هدف، رویکرد، چرایی و چگونگی تنظیم برنامه، عوامل و اجزای طرح، تعریف موضوع، تحقیقات بازار، جذب شرکتکنندگان و تحلیل نتایج.
اقدامات قبل از گردهمایی: انتخاب موضوع، تعیین ساختار و اهداف، انتخاب افراد شایسته برای مدیریت کمیتهها، انتخاب زمان و مکان مناسب، تعیین بودجه، تعداد شرکتکنندگان و تدوین جدول زمانی.
اقدامات حین گردهمایی: ارائه اطلاعات اولیه به شرکتکنندگان، زمان بهینه با شرکتکنندگان کلیدی، اطلاعرسانی و ارتباطات، بازاریابی و پیگیری موضوع و هدف گردهمایی.
اقدامات بعد از گردهمایی: ارزیابی نتایج و پیگیری.
فرایند برگزاری گردهمایی: برنامهریزی در بازههای زمانی حداقل شش ماه، چهار ماه، یک ماه و یک هفته قبل از گردهمایی.
فهرست کنترل گردهمایی و نمودار DFD ثبتنام.
فصل سوم: سازمان گردهمایی
این فصل به ساختار سازمانی و تشکیلات مورد نیاز برای برگزاری گردهمایی میپردازد.
شورای عالی سیاستگذاری: کمیته مدیران و مشاوران، اهداف و ساختار پیشنهادی.
ستاد برگزاری گردهمایی: وظایف دبیرکل گردهمایی شامل برگزاری پیشبرنامه (پیشتبلیغات و پیشکنفرانس).
کمیته علمی: دبیر کمیته علمی، اعضای کمیته علمی و هیئت داوران، رسالت و وظایف شامل برنامهریزی کیفیت، تضمین کیفیت و کنترل کیفیت.
کمیته اجرایی: شامل زیرکمیتههای روابطعمومی، تبلیغات و اطلاعرسانی، انتشارات، بازاریابی، ارتباطات دیجیتالی، تشریفات، امور نمایشگاه و نمایندگان استانی.
کمیته بینالملل، کمیته مالی و پشتیبانی، کمیته امنیت و حفاظت و دبیرخانه دائمی.
فصل چهارم: وظایف اصلی کمیته اجرایی
این فصل به جزئیات عملی و مصادیق عینی وظایف اجرایی میپردازد.
عنوان گردهمایی، زبان گردهمایی، طراحی آرم و لوگو، پوستر، سربرگ، بروشور.
کاربرگهای مختلف: نمونه پاسخنامه مقدماتی، کاربرگ ثبتنام در گردهمایی، کاربرگ ثبتنام در کارگاههای آموزشی، کاربرگ مشخصات شرکتکنندگان در کارگاه، کاربرگ ثبتنام برای شرکت در نمایشگاه، کاربرگ خلاصه مقالات به فارسی و انگلیسی، کاربرگ امتیازبندی و داوری مقالات، کاربرگ ارزیابی گردهمایی و مقالهها، نمونه نامه پذیرش مقاله و دعوت به ارائه.
تهیه مقررات و دستورالعملهای لازم، تدوین آییننامه اجرایی، تدوین مشخصات پیام تبلیغاتی جهت جذب شرکتکنندگان.
فصل پنجم: گردهماییها و جلسات مجازی
این فصل با توجه به شیوع بیماری همهگیر کرونا و تحولات صورت گرفته در گستره برگزاری گردهماییها به کتاب افزوده شده است.
کنفرانس از راه دور: تعریف و انواع کنفرانسهای از راه دور شامل کنفرانس تلفنی (فقط صوتی)، ویدئو کنفرانس (صدا و تصویر) و کنفرانسهای اینترنتی (مبتنی بر وب).
سازماندهی یک کنفرانس از راه دور: اهداف، زمان سازماندهی، مسئول برگزاری، گزینههای متنوع، ارزیابی و پیگیری.
کرونا: از لغو رویدادها تا برگزاری آنلاین: بررسی جایگزینهای دیجیتال، رویدادهای ترکیبی، تعیین انتظارات، ضرورت تفکر دیجیتال، برگزاری دورههای آموزشی، سهولت ثبتنام، دسترسی به تمام گزینهها، هماهنگی کارمندان در وضعیت دورکاری و ادامه رویداد برند.
فصل ششم: کارگاههای آموزشی
این فصل به آموزش یکی از مهمترین برنامههای جانبی گردهماییها میپردازد.
رایجترین روشهای آموزش منابع انسانی: آموزش از طریق ارائه سخنرانی و کارگاههای آموزشی.
اهداف ویژه، اهداف آموزشی و اهداف سازمانی کارگاه.
مراحل برگزاری کارگاه: سازماندهی، هدفگذاری، نیازسنجی، هماهنگی، فرصتهای برابر، آموزش مشارکتی و گروهی، فضای مناسب و ارزیابی.
چگونگی برگزاری کارگاه: برنامهریزی، آمادهسازی، پیادهسازی، معارفه، جوهره کارگاه، اختتامیه، مستندسازی، پیگیری و نتیجهگیری.
توصیههای کاربردی و انتظارات مدیریت دوره از شرکتکنندگان.
فصل هفتم: مدیریت نمایشگاه
این فصل مدیریت گردهمایی به مدیریت نمایشگاههای جانبی در گردهماییها میپردازد.
تعریف نمایشگاه، اهداف، انواع نمایشگاه، برنامهها، برنامهریزی، راهنمای مرحله به مرحله برنامهریزی حضور نمایشگاهی، شمارش معکوس تا زمان برگزاری و فهرست کنترل برگزاری نمایشگاه.
فصل هشتم: حمایت مالی (اسپانسر شدن)
این فصل به یکی از مهمترین منابع تامین مالی گردهماییها میپردازد.
عوامل موفقیت اسپانسر، بایدها و نبايدهای حمايت مالی، بسته حمایت مالی، فهرست کنترل بسته حمایت مالی و طرح حمایت از گردهمایی.
فصل نهم: نظرسنجی
این فصل به روشهای علمی سنجش افکار عمومی و ارزیابی گردهمایی اختصاص دارد.
تعریف، کاربردهای نظرسنجی، تعیین هدف و محتوای نظرسنجی، طراحی پرسشنامه (پرسشهای بسته و باز)، اصول تهیه پرسشنامه مناسب.
تعیین مخاطبان و نمونهگیری: اندازه نمونه، روشهای نمونهگیری تصادفی (احتمالی) و غیرتصادفی.
روشهای اجرای نظرسنجی: کاغذی (توزیع میدانی، پستی، نمابر، مصاحبه، روزنامه)، تلفنی و الکترونیکی (اینترنتی، ایمیل، شبکه داخلی، پیام کوتاه، کیوسکهای الکترونیکی).
آمادهسازی زمینه اجرا، کسب مجوزها، پیشآزمون، حداکثرسازی پاسخگویی.
ورود دادهها به رایانه (روش دستی و مکانیزه)، تجزیه و تحلیل دادهها، مقایسه نتایج و گزارشنویسی.
فصل دهم: راهبردهای گردهمایی موفق
شش راهبرد کلیدی برای موفقیت: بهترین برنامهریزی، آغاز برنامهریزی با پژوهش، انتخاب مکان مناسب، انتخاب سخنرانان مناسب، آمادهسازی مشارکتکنندگان و ایجاد شبکه ارتباطی.
فصل یازدهم: ضمائم و پیوستها
این فصل شامل ۱۲ پیوست کاربردی است:
پیوست ۱: طرحنامه کامل رویداد
پیوست ۲: چگونگی نوشتن طرح (پروپوزال) برگزاری همایش
پیوست ۳: آییننامه برگزاری گردهماییهای دانشگاهی
پیوست ۴: آییننامه ایجاد دفتر گردهماییهای علمی بینالمللی برای پژوهشهای بنیادی
پیوست ۵: آییننامه نظام جامع اهداء جوایز آموزشی
پیوست ۶: نحوه تهیه یک مقاله علمی
پیوست ۷: نکاتی درباره ارائه یک سخنرانی علمی موفق
پیوست ۸: بیانیه هیئت داوران ششمین دوره انتخاب برترینهای روابطعمومی
پیوست ۹: بیانیه پنجمین کنفرانس بینالمللی روابطعمومی ایران
پیوست ۱۰: بیانیه پایانی کنفرانس جهانی سازی برای صلاح عامه
پیوست ۱۱: گزارش چهل و نهمین گردهمایی علمی بینالمللی
پیوست ۱۲: گزارش پانزدهمین کنفرانس بینالمللی روابطعمومی ایران
یکی از امتیازات اصلی کتاب مدیریت گردهمایی این است که نویسنده با استفاده از تجربیات، مثالها و منابع بسیار متعدد، نحوه برگزاری یک گردهمایی را بهطور کامل و جامع مورد بحث قرار میدهد. مثالها و شواهد در بخشهای مختلف به یک یا چند مورد خاص تکیه ندارد، بلکه در تدوین آن بیش از ۵۵۰ منبع و ماخذ مختلف در فاصله زمانی ۳۵ سال گذشته استفاده شده است.
کتاب مدیریت گردهمایی یک کتاب فرارشتهای و فراشغلی است و میتواند مورد استفاده همه کسانی قرار گیرد که دستاندرکار برگزاری همایشها و کنفرانسها هستند. همچنین با توجه به شیوع کرونا، تحولات صورت گرفته در گستره برگزاری گردهماییها بویژه جلسات مجازی و کنفرانسهای اینترنتی، تلکنفرانسها، ویدیوکنفرانسها، وبکنفرانسها، شبهگردهماییها مانند کلابهاوس، همایشهای زنده مانند لایو اینستاگرام و وبینار مورد توجه نویسنده قرار گرفته است.
کتاب مدیریت گردهمایی برای گروههای زیر بسیار مفید است:
مدیران و کارشناسان روابط عمومی – برای یادگیری اصول حرفهای برنامهریزی و اجرای گردهماییها
دستاندرکاران برگزاری همایشها و کنفرانسها – به عنوان یک راهنمای جامع و کاربردی
مدیران رویداد و تشریفات – برای استانداردسازی فرآیندهای برگزاری رویداد
مسئولان دفاتر همایشهای علمی و دانشگاهی – برای آشنایی با ساختارها و آییننامههای مرتبط
دانشجویان رشتههای روابط عمومی و مدیریت رویداد – به عنوان منبعی کامل و دانشگاهی
کارآفرینان و فعالان حوزه صنعت گردهمایی – برای بهبود کیفیت و افزایش بهرهوری
کتاب مدیریت گردهمایی یک راهنمای فشرده، اصولی و ارزشمند است. نویسنده که بنیانگذار اولین کنفرانس بینالمللی روابطعمومی ایران (ICPR) است، کوشیده با شاهدآوردن از مطالعات مستمر و پروتکلهای حرفهای، ارائه مثالهای عینی و بهرهگیری از تجارب برگزاری همایشها و دورههای متعدد آموزشی، توصیههای کاربردی و مشاورههای خلّاقانه برای شاغلان روابطعمومی فراهم آورد.
توصیههای این کتاب را بکار گیرید؛ این توصیهها و مشاورهها کمک میکند نه فقط در عرصه برگزاری رویدادها موفقیت بیشتری کسب کنید، بلکه شما را به برنامهریز، مجری و مدیر بهتری تبدیل خواهد کرد.
اگر به دنبال یک منبع کامل و کاربردی برای برگزاری موفق گردهماییها، همایشها و کنفرانسها هستید، این کتاب را از دست ندهید.
این کتاب برای مدیران و کارشناسان روابط عمومی، دستاندرکاران برگزاری همایشها و کنفرانسها، مدیران رویداد و تشریفات، مسئولان دفاتر همایشهای علمی و دانشگاهی، دانشجویان رشتههای روابط عمومی و مدیریت رویداد و فعالان حوزه صنعت گردهمایی بسیار مفید است.
کتاب مدیریت گردهمایی با بهرهگیری از بیش از ۵۵۰ منبع و ماخذ مختلف در فاصله زمانی ۳۵ سال گذشته و همچنین تجارب عملی نویسنده در برگزاری اولین کنفرانس بینالمللی روابطعمومی ایران، یک منبع جامع و منحصر به فرد است.
با مطالعه کتاب مدیریت گردهمایی یاد میگیرید چگونه یک گردهمایی را از صفر تا صد برنامهریزی و اجرا کنید، با انواع رویدادها و تعاریف آنها آشنا شوید، ساختار سازمانی مناسب برای برگزاری گردهمایی را طراحی کنید و راهبردهای موفقیت را در عمل پیاده کنید.
بله، با توجه به شیوع کرونا، فصلی مجزا به گردهماییها و جلسات مجازی، کنفرانسهای تلفنی، ویدئو کنفرانسها و کنفرانسهای اینترنتی اختصاص داده شده است.
نویسنده، مهدی باقریان، بنیانگذار اولین کنفرانس بینالمللی روابطعمومی ایران (ICPR)، نویسنده و بنیانگذار مؤسسه کارگزار روابطعمومی است و تجارب متعددی در برگزاری همایشها و دورههای آموزشی در داخل و خارج کشور دارد.
کتاب مدیریت گردهمایی ۵۶ صفحه دارد و با ساختار منظم و فشرده خود، مطالب کلیدی را در حجمی مناسب ارائه میدهد.
کلیه حقوق این سایت برای “فیوچرمدیا” محفوظ می باشد