کتاب مدیریت مستندسازی در روابط عمومی/ نویسنده مهدی باقریان / انتشارات کارگزار روابط عمومی

کتاب مدیریت مستندسازی در روابط عمومی

شناسنامه کتاب

درباره نویسنده

کتاب مدیریت مستندسازی در روابط عمومی نوشته مهدی باقریان است. باقریان از چهره‌های شاخص حوزه روابط عمومی ایران، رئیس اسبق انجمن متخصصان روابط عمومی (۱۳۹۵–۱۳۹۴)، بنیانگذار مؤسسه کارگزار روابط عمومی و مدیرعامل انتشارات کارگزار روابط عمومی است . او دارای دکترای مدیریت بازرگانی (DBA) از دانشکده مدیریت دانشگاه تهران می‌باشد .

باقریان در سال ۱۳۷۶ به عنوان «کارشناس برتر روابط عمومی ایران» انتخاب شد و لوح تقدیر و تندیس کتاب سال را به دلیل تألیف کتاب «فلسفه روابط عمومی کاربردی» از وزیر فرهنگ و ارشاد اسلامی دریافت کرد . او نخستین و تنها دارنده اعتبارنامه متخصصان روابط عمومی در ایران (APR) است که در سال ۱۳۸۷ این اعتبارنامه را از مؤسسه روابط عمومی مالزی دریافت نمود .

راه‌اندازی نخستین شبکه اطلاع‌رسانی روابط عمومی ایران تحت عنوان «شارا» (از سال ۱۳۹۰) و بنیانگذاری «انجمن جهانی کارگزاران مسلمان روابط عمومی» از دیگر اقدامات او در حوزه روابط عمومی است .

درباره کتاب مدیریت مستندسازی در روابط عمومی

کتاب مدیریت مستندسازی در روابط عمومی یکی از معدود منابع تخصصی در ایران است که به طور اختصاصی به موضوع «مستندسازی» در حوزه روابط عمومی می‌پردازد. این کتاب با ۱۳۰ صفحه در قطع وزیری، تلاش می‌کند تا خلأ موجود در ادبیات مستندسازی فعالیت‌های روابط عمومی را پر کند.

نویسنده در مقدمه کتاب با استناد به احادیث و روایات، اهمیت نگارش و ثبت دانش را از منظر دینی نیز تبیین کرده است. پیامبر اکرم (ص) می‌فرمایند: «هرگاه مومنی بمیرد و از او تنها یک ورق که بر آن علمی نگاشته شده باشد باقی بماند، همان یک ورق سپری بین او و آتش جهنم خواهد بود.» امام صادق (ع) نیز می‌فرمایند: «کتاب‌های خود را حفظ کنید زودا که به آنها نیازمند خواهید شد.» رسول اکرم (ص) در پاسخ به اینکه چگونه علم را از اشتباهات محفوظ نگهداریم، فرمودند: «نگارش».

وضعیت مستندسازی در روابط عمومی ایران

نویسنده در مقدمه کتاب به این نکته اشاره می‌کند که وضعیت مستندسازی در حوزه روابط عمومی به گونه دیگر است و متأسفانه در سال‌های اخیر، این موضوع به صورت هدفمند و روشمند مورد توجه کارگزاران روابط عمومی واقع نشده است. این امر موجب گردیده تا ثبت و ضبط فعالیت‌ها و مطالب ارزشمند مورد غفلت قرار گیرد.

در حالی که امروزه غالب کشورهای مترقی در حوزه روابط عمومی، ارزش و اهمیت ویژه‌ای برای مستندسازی قائل بوده و سرمایه‌گذاری قابل توجهی در این بخش انجام می‌دهند.

ساختار و محتوای کتاب

کتاب مدیریت مستندسازی در روابط عمومی در دو بخش اصلی و یازده گفتار تدوین شده است.

بخش اول: مستندسازی و کلیات آن

گفتار نخست: تعریف مستندسازی – این گفتار به تعریف دقیق مستندسازی و مؤلفه‌های تحقق آن می‌پردازد.

گفتار دوم: مستندسازی الکترونیکی – در این گفتار، تعریف اسناد الکترونیک، ویژگی‌های اساسی و اهداف مورد انتظار از سیستم اسناد الکترونیک، ویژگی‌های سیستم نگهداری اسناد الکترونیک، معایب و تهدیدات اسناد الکترونیک و ابزارها و روش‌های کاهش تهدیدات آنها تشریح شده است.

گفتار سوم: اهمیت و ضرورت مستندسازی – این گفتار به تبیین دلایل نیاز سازمان‌ها به مستندسازی و پیامدهای نبود آن می‌پردازد.

گفتار چهارم: اهداف و مزایای مستندسازی – نویسنده در این گفتار، اهداف، کارکردها و مزایای مستندسازی را به تفکیک بیان کرده است.

گفتار پنجم: انواع مستندات – این گفتار به تعاریف و انواع مختلف مستندات شامل سند و مدرک (با تعاریف متعدد در لغت‌نامه‌ها، قانون مدنی ایران، حقوق اسلامی، قوانین مالی ایران، حسابداری و علم کتابداری)، سابقه و مدیریت سوابق، خط مشی، نظام‌نامه، روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌های کاری می‌پردازد.

گفتار ششم: مراحل و فرآیند مستندسازی – فرآیند مستندسازی در هشت مرحله تشریح شده است: تعیین اهداف، تعیین ابعاد و زوایا، تعیین شیوه ثبت و طبقه‌بندی اطلاعات و داده‌ها، تعیین بازار (مخاطبان هدف)، جدول زمان‌بندی، تعیین جریان و شرح وظایف، شروع روند مستندسازی، تحلیل نتایج و استخراج ملزومات، و پاداش مستندسازی.

گفتار هفتم: قوانین و معیارهای مستندسازی – این گفتار به بررسی استانداردها و معیارهای مربوط به مستندسازی می‌پردازد.

گفتار هشتم: مدیریت مستندات – شامل اصول مستندسازی، ویژگی‌های یک مستند خوب، روش‌های مدون نمودن، اصلاح اشتباهات، پیاده‌سازی نظام مستندسازی و بایگانی است.

بخش دوم: مدیریت مستندسازی در روابط عمومی

گفتار نهم: مدیریت مستندسازی در روابط عمومی – این گفتار به دو پرسش اساسی پاسخ می‌دهد: کار مستندسازی را چه کسی انجام می‌دهد؟ و فعالیت مستند چگونه انجام می‌گیرد؟

گفتار دهم: انواع مستندسازی در روابط عمومی – این گفتار یازده نوع مستندسازی را در روابط عمومی پوشش می‌دهد:

۱. مستندسازی در نظام مدیریت کیفیت (شامل اهداف اصلی مستندسازی در یک سازمان و مزایای اجرای مستندسازی)

۲. مستندسازی فرآیند فعالیت‌ها و برنامه‌های روابط عمومی

۳. مستندسازی تجربیات مدیران (شامل اهمیت و ضرورت مستندسازی تجارب، معیارها و روش‌های مستندسازی، منافع و مزایا، شکل و محتوای مستندات، ویژگی‌های یک تجربه خوب تدوین شده، موارد قابل مستندسازی به عنوان دانش و گام‌های تجربه‌نگاری با جداول و فرم‌های راهنمای دانش‌نویسی)

۴. مستندسازی پروژه (شامل اهداف مستندسازی فنی و خدمات جانبی)

۵. مستندسازی مدیریت بحران

۶. مستندسازی رویدادها

۷. مستندسازی فایل‌های صوتی و تصویری

۸. مستندسازی پیشنهادها

۹. مستندسازی جلسات

۱۰. ایجاد بایگانی مستند (شامل مستندسازی مکاتبات اداری)

۱۱. مستندسازی عملکرد سازمان

گفتار یازدهم: نتیجه‌گیری و پیشنهادها – نویسنده در پایان، دو پیشنهاد اصلی ارائه می‌دهد: ایجاد سامانه نظام مستندسازی و تشکیل کمیته مستندسازی.

اصول راهنمای مستندسازی

در مقدمه کتاب، به سه اصل راهنما از مجموعه استانداردهای سازمان استاندارد جهانی اشاره شده است که نشان‌دهنده جایگاه ویژه مستندسازی در نظام‌های استاندارد جهانی است:

• آنچه را انجام می‌دهید، بیان کنید.
• آنچه را می‌گویید، انجام دهید.
• آنچه را که انجام شده است، ثبت کنید.

نویسنده معتقد است دوران انباشت دانش فردی سپری شده و به سمت دوره ثبت و نگهداری دانش به سود عمومی در حرکت هستیم. دوره نظام‌یافته مدارک و سوابق و تجربیات ارزشمند و انتقال صحیح آنها به دیگران در ابعاد وسیع برای جلوگیری از تکرار روش‌های خوب قبلی، صرفه‌جویی در زمان و هزینه، بهره‌گیری از دانش و تجربیات گذشته، کیفی‌سازی فعالیت‌ها و در نهایت بهبود عملکرد و بالا بردن کیفیت زندگی.

ویژگی‌های کتاب

کتاب مدیریت مستندسازی در روابط عمومی دارای ویژگی‌های زیر است:

ارائه تعاریف دقیق و نظام‌مند از مفاهیم مستندسازی

تفکیک انواع مستندات و کاربرد هر یک در روابط عمومی

تشریح فرآیند گام به گام مستندسازی

توجه ویژه به مستندسازی تجربیات مدیران (دانش‌نویسی)

ارائه جداول و فرم‌های راهنمای دانش‌نویسی

پوشش مستندسازی در حوزه‌های تخصصی روابط عمومی (بحران، رویداد، جلسات، پروژه و…)

دارای منابع فارسی و انگلیسی در صفحات ۱۲۷ تا ۱۳۰

کاربردهای کتاب

از آنجا که نویسنده کتاب در مقدمه به نقل از رسول اکرم (ص) می‌فرمایند چهار چیز بر صاحبان خرد از امت ایشان واجب است: شنیدن دانش، ثبت آن، انتشار آن و به کار بستن آن. کتاب مدیریت مستندسازی در روابط عمومی دقیقاً به دومین مرحله یعنی «ثبت دانش» می‌پردازد.

این کتاب برای گروه‌های زیر قابل استفاده است:

مدیران و کارشناسان روابط عمومی سازمان‌های دولتی و خصوصی

مسئولان دبیرخانه‌ها و بایگانی سازمان‌ها

مدیران پروژه و برنامه‌ریزان سازمانی

پژوهشگران حوزه مدیریت دانش

دانشجویان مدیریت و ارتباطات

مشخصات فنی کتاب مدیریت مستندسازی در روابط عمومی

جمع بندی کتاب مدیریت مستندسازی در روابط عمومی

کتاب مدیریت مستندسازی در روابط عمومی یکی از منابع تخصصی و کمیاب در حوزه ثبت و ضبط فعالیت‌های روابط عمومی است. نویسنده با تکیه بر اصول علمی مستندسازی و با بهره‌گیری از استانداردهای جهانی، چارچوبی نظام‌مند برای مستندسازی در روابط عمومی ارائه می‌دهد. مطالعه این کتاب برای تمام مدیران و کارشناسان روابط عمومی که به دنبال ثبت نظام‌مند فعالیت‌ها و ایجاد حافظه سازمانی هستند، ضروری است.