کتاب گزارش‌ نویسی در روابط‌ عمومی/ نویسنده سیدشهاب سیدمحسنی/ انتشارات کارگزار روابط عمومی

مقدمه: چرا کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی یک منبع کاربردی و ضروری است؟

در دنیای پرشتاب امروز، گزارش‌ها به عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی، نقشی حیاتی در انتقال اطلاعات، تحلیل عملکرد و تصمیم‌سازی در سازمان‌ها ایفا می‌کنند. گزارش، به سندی گفته می‌شود که اطلاعاتی را در یک قالب سازماندهی شده برای مخاطبان خاص راجع به یک موضوع ارائه می‌کند . گزارش‌نویسی به طی کردن سریع‌تر پله‌های پیشرفت شغلی کمک می‌کند و مهم‌ترین ابزار ارتباطی مدیران است . با این حال، متأسفانه گزارش‌نویسی همواره مهارت مظلومی بوده و از چشم‌ها دور مانده است .

کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی نوشته سیدشهاب سیدمحسنی، توسط انتشارات کارگزار روابط عمومی منتشر شده است. این کتاب برای اولین بار در سال ۱۳۷۹ توسط اداره کل تبلیغات وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی منتشر شد و چاپ دوم آن به فاصله یک سال در پی استقبال جامعه روابط‌عمومی با توجه به رویکرد کاربردی آن در سال ۱۳۸۰ منتشر شد .

علی‌رغم کمیاب شدن کتاب مذکور و وجود تقاضا برای تجدید چاپ و از سوی دیگر با توجه به تغییرات گسترده در یک دهه اخیر به ویژه در حوزه ارتباطات و روابط‌عمومی، ضرورت ایجاب کرد که با بازنگری در محتوای کتاب، چاپ مجدد آن توسط انجمن متخصصان روابط‌عمومی و موسسه کارگزار روابط‌عمومی در دستور کار قرار گیرد. چرا که یکی از شاخه‌های فعالیتی و ارزیابی در جشنواره ملی انتشارات روابط‌عمومی‌های کشور که همه ساله توسط انجمن متخصصان روابط‌عمومی برگزار می‌شود مربوط به حوزه گزارش‌نویسی است و ایجاب می‌کند شرکت‌کنندگان در این جشنواره نیز با اصول و فنون گزارش‌نویسی و شاخصه‌های مربوط بدان بیشتر آشنا شوند .

گزارش نویسی در روابط عمومی دقیقاً به چه موضوعی می پردازد؟

گزارش در زبان فارسی از ترکیب واژه «گزار» و پسوند «ش» درست شده است. «گزار» و «گزاردن» معنای متنوعی دارند که دو مورد از آنها به بحث گزارش نزدیک‌تر است: تفسیر و تعبیر کردن و توضیح دادن (مانند خوابگزار)، و تعریف کردن و مرور آنچه گذشته (مانند خبرگزار) . این واژه کهن، نمونه‌های آن را حتی می‌توان در آثار کلاسیک ادبی فارسی نیز یافت. مثلاً در این بیت از شاهنامه فردوسی «گزارش» به معنای تعبیر خواب آمده است: «مرین خوابها را به جز پیش اوی / مگو و ز نادان گزارش مجوی» .

کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی با رویکردی کاملاً کاربردی و با تلفیق ساختار تئوریک با عمل، به بررسی جامع اصول و فنون گزارش‌نویسی در حوزه روابط عمومی می‌پردازد. این کتاب به عنوان یکی از منابع اصلی در جشنواره ملی انتشارات روابط‌عمومی‌های کشور شناخته می‌شود و منبعی ارزشمند برای شرکت‌کنندگان در این جشنواره است.

کتاب مذکور با تغییرات و اضافه شدن بخش‌هایی نظیر گزارش‌نویسی برای سایت و فضای مجازی، سابقه و پیشینه‌نویسی در گزارش، شیوه‌های تحقیق در گزارش‌نویسی، تیتر و لید نویسی در گزارش و ویژگی‌های یک گزارش‌نویس، در پیش رو و قضاوت صاحب‌نظران و علاقمندان این حرفه قرار گرفته است. تلاش بر این بوده که با تلفیق ساختار تئوریک با عمل کتابی کاربردی به زیور طبع آراسته گردد .

ساختار و محتوای کتاب

کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی با ساختاری منظم و گام به گام، خواننده را از مفاهیم پایه تا مراحل پیشرفته گزارش‌نویسی همراهی می‌کند.

تعاریف و مفاهیم گزارش

در این بخش از کتاب، خواننده با تعریف دقیق «گزارش» و تفاوت آن با سایر انواع نوشتار آشنا می‌شود. اینکه «گزارش» چیست، چه ویژگی‌هایی دارد و چه تفاوتی با «خبر» یا «مقاله» دارد، از جمله مباحث مطرح شده در این بخش است. همچنین به ساختار استاندارد یک گزارش (مقدمه، بدنه و نتیجه‌گیری) و محتوای مناسب هر بخش پرداخته می‌شود.

مراحل تهیه گزارش

یکی از مهم‌ترین بخش‌های کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی، تشریح گام‌های تهیه یک گزارش حرفه‌ای است:

انتخاب موضوع گزارش: اولین و حیاتی‌ترین گام، انتخاب موضوعی مناسب، مرتبط و دارای ارزش اطلاعاتی است. موضوع باید با نیاز مخاطب و هدف از تهیه گزارش هماهنگ باشد.

پژوهش و جمع‌آوری اطلاعات: گزارش بدون اطلاعات معتبر، ارزشی ندارد. این بخش از کتاب به روش‌های تحقیق در گزارش‌نویسی می‌پردازد. شیوه‌های تحقیق شامل مشاهده، استفاده از اسناد و مدارک و منابع کتابخانه‌ای، و مصاحبه و گفتگو است. هر یک از این روش‌ها کاربردها و تکنیک‌های خاص خود را دارند.

طرح‌ریزی و پردازش اطلاعات: پس از جمع‌آوری اطلاعات خام، نوبت به سازماندهی، تحلیل و پردازش آنها می‌رسد. این مرحله شامل دسته‌بندی اطلاعات، حذف موارد غیرضروری و تعیین اولویت‌بندی مطالب است.

ارائه گزارش: آخرین مرحله، نگارش و ارائه گزارش در قالب نهایی است. این بخش به نکات نگارشی، فرمت استاندارد و نحوه ارائه مؤثر گزارش می‌پردازد.

شیوه‌های گزارش‌نویسی

کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی پنج شیوه اصلی گزارش‌نویسی را معرفی و تشریح می‌کند:

شیوه تحقیقی و تحلیلی: در این شیوه، گزارش‌نویس فراتر از توصیف صرف رویدادها، به تحلیل علل، بررسی پیامدها و ارائه تفسیرهای مستند می‌پردازد. این شیوه برای گزارش‌های عمیق و تخصصی مناسب است.

شیوه توصیفی و تشریحی: این شیوه بر توصیف دقیق و جزئی‌نگاری رویدادها، مکان‌ها، اشخاص یا فرآیندها تمرکز دارد. برای گزارش‌های مراسم، بازدیدها و رویدادهای خاص بسیار مناسب است.

شیوه خبری: در این شیوه، گزارش با ساختار هرم وارونه و تأکید بر مهم‌ترین اطلاعات در ابتدا نگاشته می‌شود. این شیوه برای گزارش‌های کوتاه و خبری که نیاز به انتقال سریع اطلاعات دارند، کاربرد دارد.

شیوه تاریخی: این شیوه به بررسی سیر تحول و تکامل یک موضوع در طول زمان می‌پردازد و برای گزارش‌های پژوهشی و背景ه‌دار مناسب است.

شیوه تلفیقی: ترکیبی از دو یا چند شیوه فوق است که برای پوشش جامع‌تر موضوعات پیچیده به کار می‌رود.

تیتر و لید نویسی در گزارش

تیتر و لید، دو عنصر کلیدی در هر گزارشی هستند که نقش تعیین‌کننده‌ای در جلب توجه مخاطب و انتقال خلاصه پیام ایفا می‌کنند.

تیترنویسی برای گزارش: کتاب به اجزای یک تیتر خوب (شامل موضوع، مکان، زمان و گاهی قید) و انواع تیتر در گزارش (خبری، توصیفی، سوالی، امری و…) می‌پردازد.

لید نویسی برای گزارش: لید یا همان پاراگراف اول گزارش، باید حاوی مهم‌ترین اطلاعات و پاسخگوی پرسش‌های اساسی «چه، چه کسی، کجا، کی، چرا و چگونه» باشد. کتاب انواع لید در گزارش (لید ساده، لید سوالی، لید نقل قولی، لید توصیفی و…) را تشریح می‌کند.

انواع گزارش از لحاظ شکل و محتوا

گزارش‌ها به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند: گزارش خبری که بر انتقال سریع و عینی رویدادها تمرکز دارد و گزارش غیرخبری که شامل گزارش‌های تحلیلی، پژوهشی، توجیهی و… می‌شود .

انواع گزارش در روابط عمومی

کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی به طور تخصصی به انواع گزارشی که یک متخصص روابط عمومی با آنها سروکار دارد، می‌پردازد:

• گزارش آماری و تحلیلی فعالیت سازمان: برای ارائه عملکرد کمی و کیفی سازمان در بازه‌های زمانی مشخص (روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه)

• گزارش برای مطبوعات و خبرگزاری‌ها: با ساختار خبری و تأکید بر عناصر خبری

• گزارش برای رادیو و تلویزیون: با توجه به ویژگی‌های رسانه‌های شنیداری و دیداری

• گزارش برای سایت‌ها و فضای مجازی: با در نظر گرفتن نیازهای مخاطبان آنلاین و قابلیت‌های تعاملی

• گزارش آگهی: ترکیبی از گزارش و تبلیغات برای معرفی محصولات یا خدمات

• گزارش از مراسم و برنامه‌ها: پوشش رویدادهای سازمانی نظیر همایش‌ها، جشنواره‌ها و مناسبت‌ها

• گزارش سفر و ماموریت: مستندسازی دستاوردها و فعالیت‌های انجام شده در سفرهای کاری

• گزارش سفر رسانه‌ای: تهیه گزارش از سفرهای خبرنگاران و اصحاب رسانه به دعوت سازمان

• گزارش ویژه (بحران): تهیه گزارش در زمان وقوع بحران‌های سازمانی، با رعایت ظرایف و ملاحظات خاص

• گزارش اداری: گزارش‌های داخلی و رسمی برای مدیریت سازمان

فرایند اجرایی گزارش

کتاب برای هر یک از انواع گزارش‌های اصلی (خبری، تحلیلی و تلویزیونی)، فرایند اجرایی گام به گام و ساختاریافته ارائه می‌دهد. این فرایندها شامل مراحل برنامه‌ریزی، تحقیق، نگارش، ویرایش و انتشار است.

اهمیت گزارش‌نویسی در روابط عمومی

گزارش مهم‌ترین ابزار ارتباطی مدیران است. مدیران، مستقل از اینکه در چه سطحی از سازمان فعالیت می‌کنند، باید به مهارت گزارش‌نویسی مسلط باشند. مهم‌ترین سندی که مدیران میانی می‌توانند با آن عملکرد خود را به مدیران ارشد نشان دهند، گزارش است. به همین شکل، مدیرعامل هم وقتی در برابر هیئت‌مدیره قرار می‌گیرد، چیزی ارزشمندتر و مؤثرتر از گزارش در اختیار ندارد .

کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی با تأکید بر این نکته که گزارش‌نویسی بخشی از فعالیت روزانهٔ تازه‌واردها هم هست، به خواننده نشان می‌دهد که معمولاً رده‌های پایین کارشناسی در سازمان‌ها، علاوه بر وظیفه تنظیم گزارش کار روزانه، با کارهای پیچیده‌تر مثل تنظیم گزارش‌های مدیریتی نیز درگیر می‌شوند . خروجی گزارش‌نویسی به مستندسازی کمک می‌کند و بسیاری از گزارش‌ها – خصوصاً وقتی مکتوب هستند – نقش سند (document) را ایفا می‌کنند و نقش حافظهٔ سازمانی (organizational memory) را ایفا می‌کنند .

نمونه‌های عملی و الگوهای کاربردی

یکی از ویژگی‌های برجسته کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی، بخش ضمائم و پیوست‌های آن است. بخش ضمائم کتاب از نمونه‌های برتر حوزه گزارش‌نویسی سازمان‌ها و دستگاه‌های اجرایی و همچنین از آثار موفق جشنواره دهم انتشارات روابط‌عمومی‌های کشور انتخاب شده تا بتواند الگویی عملی را در این زمینه نیز ارائه کند .

نمونه‌های ارائه شده در کتاب عبارتند از:

• نمونه گزارش آماری و تحلیلی سازمان با سبک تحقیقی و تحلیلی

• نمونه گزارش برای مطبوعات و خبرگزاری‌ها با سبک خبری

• نمونه گزارش برای رادیو و تلویزیون با سبک تاریخی تحلیلی

• نمونه گزارش مراسم و برنامه با سبک توصیفی و تشریحی

• نمونه گزارش سفر رسانه‌ای با سبک توصیفی و تشریحی

• نمونه گزارش سفر و ماموریت با سبک تلفیقی

• نمونه گزارش فرضی سفر رسانه‌ای به مدیریت

• نمونه گزارش فرضی ویژه (بحران)

این نمونه‌های عینی و ملموس به خواننده کمک می‌کند تا مفاهیم تئوریک را در عمل ببیند و الگویی برای نگارش گزارش‌های خود داشته باشد.

کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی برای چه کسانی مناسب است؟

کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی برای گروه‌های زیر بسیار مفید و کاربردی است:

• مدیران و کارشناسان روابط عمومی: که به طور روزانه با نیاز به تهیه گزارش‌های مختلف مواجه هستند

• دانشجویان رشته‌های روابط عمومی و ارتباطات: که می‌خواهند با اصول و فنون گزارش‌نویسی آشنا شوند

• شرکت‌کنندگان در جشنواره ملی انتشارات روابط‌عمومی: که به دنبال ارتقای کیفیت گزارش‌های خود هستند

• اساتید و مدرسان دانشگاه: به عنوان یک منبع کمک آموزشی و مرجع

• تمامی کسانی که به نحوی با تهیه و تنظیم گزارش‌های سازمانی سروکار دارند

همانطور که اشاره شد، یکی از شاخه‌های فعالیتی و ارزیابی در جشنواره ملی انتشارات روابط‌عمومی‌های کشور مربوط به حوزه گزارش‌نویسی است و این کتاب می‌تواند راهنمای مناسبی برای شرکت‌کنندگان باشد .

مشخصات فنی کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی

کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی با تغییرات و اضافه شدن بخش‌های جدید نسبت به چاپ‌های قبلی، به روزترین و کامل‌ترین منبع در حوزه گزارش‌نویسی در روابط عمومی است و به عنوان یکی از منابع اصلی در جشنواره ملی انتشارات روابط‌عمومی‌های کشور شناخته می‌شود.

کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی یک منبع جامع، کاربردی و ضروری برای تمام کسانی است که می‌خواهند مهارت گزارش‌نویسی را به صورت حرفه‌ای فرا بگیرند. این کتاب با پوشش کامل اصول، فنون و انواع گزارش، همراه با نمونه‌های عینی و الگوهای عملی، یک جعبه ابزار کامل برای متخصصان و دانشجویان این حوزه فراهم می‌آورد.

بدون تردید کتاب حاضر خالی از کمبود و نقصان نبوده و امید است با انتقادات و پیشنهادات سازنده شما خوانندگان محترم، شاهد جامعیت بخشیدن بیشتر کتاب در چاپ‌های آتی باشیم .

اگر به دنبال کتابی هستید که شما را با اصول و فنون گزارش‌نویسی در روابط عمومی آشنا کند و مهارت‌های عملی شما را در این زمینه ارتقا دهد، مطالعه کتاب گزارش نویسی در روابط عمومی را به شما توصیه می‌کنیم. این کتاب به شما نشان می‌دهد که چگونه یک گزارش حرفه‌ای، تأثیرگذار و مستند تهیه کنید و از آن به عنوان ابزاری قدرتمند برای پیشبرد اهداف سازمانی استفاده نمایید.